Time management – Tip #9:  Flow

Flow ontstaat wanneer je niet expliciet aan het nadenken bent over wat je doet , maar je activiteiten als vanzelf gaan. Je hoeft niet hard je best te doen om gefocust te blijven. Het kost dan ook minder energie om heel productief en efficiënt te zijn.

Een toestand van flow ontstaat wanneer je door  een taak én uitgedaagd wordt, én je het gevoel hebt dat je voldoende vaardigheden hebt om die taak tot een goed einde te brengen. 
Het is bijvoorbeeld het gevoel dat je kunt ervaren wanneer je een net niet té moeilijke puzzel aan het oplossen bent. Mensen vinden het prettig om in flow te werken.
Wanneer heb jij een gevoel van flow? Bij welke taken? In welke situatie? Zou je je je werk zo kunnen organiseren dat je vaker in flow werkt?

 

Time management – Tip #8:  Relaxed je problemen oplossen

Wanneer je een probleem probeert op te lossen focus je al je aandacht op de verschillende aspecten ervan en loop je met je de linker prefrontale cortex van je hersenen alle mogelijke oplossingen door.
Maar dat is alleen maar de voorbereidende fase; want je bekijkt wat je al weet.
In de tweede fase moet je relaxen en juist niet aan het probleem denken. Op dat moment nemen de neuronen in je rechter hersenhelft het over. Die hebben langere vertakkingen en zijn in staat om uit een groter gebied van je hersenen informatie te verzamelen. Ze zijn minder precies, maar wel beter verbonden.
Het moment voordat je een nieuw inzicht hebt ontstaat er een explosie van gamma golven, die afzonderlijke neurale netwerken die niets met elkaar te maken lijken te hebben effectief met elkaar verbindt. Om dit te laten gebeuren is de relax fase cruciaal.

Denk eens aan de laatste keer dat je een heel goed idee had hoe je een probleem moest oplossen. Weet je nog wanneer en waar dat was? Waarschijnlijk was je toen in Bad, in Bed of op een Bicycle. Het was waarschijnlijk een moment dat je juist niet hard aan het werk was.

Time management – Tip #7: Eerst produceren, dan bekritiseren

Bij veel taken ben je het creatieve brein, de uitvoerder, de criticus en de planner tegelijkertijd. Je werkt, evalueert, past aan en gaat weer verder. Steeds veranderen van rol kost echter veel cognitieve energie, net zoals bij multitasking. Bovendien kan de criticus of de planner je tijdens je creatieve en uitvoerende werk behoorlijk in de weg zitten. Je schrijft een nieuwe paragraaf en terwijl je het schrijft kun je al denken dat het argument niet helemaal goed is, of het Engels niet helemaal klopt en dat kan je belemmeren om goede ideeën verder uit te werken. Bij een creatief proces is het beter om de verschillende taken uit elkaar te halen. Bij het schrijven mag je eerst produceren, liefst zo veel mogelijk. Zonder kritisch te zijn op wat je precies schrijft. Pas daarna mag je kritisch gaan kijken naar wat je hebt geschreven en dat gaan verbeteren. Cluster dezelfde taken en blijf gefocust op die taken die je op dat moment moet doen.

Time management – Tip #6: Werk op verschillende plekken

Het blijkt dat de context of locatie waarin we iets leren van invloed is op het leren en het kunnen reproduceren van informatie. Een goede tip is daarom om verschillende omgevingen te gebruiken voor verschillende taken. Dat kan de ruimte zijn waarin je werkt of ontspant (bijvoorbeeld scheiding werk/privé). Maar ook op een kleiner niveau: het helpt om een verschillende computer te gebruiken voor werk en spel, of zelfs verschillende kleuren achtergrond van je computer te gebruiken voor verschillende taken.
Oliver Sacks adviseert wanneer je aan twee verschillende projecten werkt, daar ook twee verschillende werkplekken voor te creëren. Door in een andere ruimte te komen activeer je de ‘reset’ knop van je hersenen waardoor je productiever en creatiever kan zijn.

Time management – Tip #5: Troep opruimen helpt echt

Wist je dat het cortisol (stresshormoon) niveau van vrouwen méér stijgt wanneer zij troep zien dan dat van mannen? Maar ook voor mannen is het belangrijk om de troep om hen heen op te ruimen. Als je spullen opruimt en sorteert, geeft dat namelijk ruimte voor je hersenen om creatief te zijn. Daarbij is het een goed principe om de dingen die je regelmatig nodig hebt in het zicht te houden en de andere zaken te verbergen.
Eerst je bureau opruimen voordat je aan een nieuwe taak begint is dus niet alleen een vorm van uitstelgedrag. Het heeft echt nut.
Het beste is wel om dat aan het einde van een werkdag te doen zodat je de volgende ochtend direct kunt beginnen met je werk.
Deze kennis geeft je misschien ook een extra argument om collega’s aan te spreken wanneer ze weer een troep in het lab hebben achtergelaten…

---

Time management – Tip #4: Gebruik externe hersenen

Er zijn veel zaken die de aandacht van ons werk kunnen afhouden. We worden elke dag gebombardeerd met interessante nieuwe informatie.
Willen we onze hersenen vooral gebruiken voor de belangrijke taken, dan zijn we gebaat bij één of meerdere sets externe hersenen, voor de opslag van die informatie. Denk bijvoorbeeld aan post-its, opschrijfboekjes of complexere digitale systemen.
Het blijkt dat creatieve en effectieve mensen vaak deze geheugen extenders gebruiken en dat dat vaak low-tech systemen zijn.
Wanneer je aandachtig met iets bezig wilt zijn, maar er steeds belangrijke ideeën in je gedachten opkomen, kun je die op een papiertje zetten en voor later bewaren. David Allen (auteur van Getting things done) noemt dat ‘clearing the mind’.

---

Time management – Tip #3: Ons brein is beperkt.

Ons brein kan niet veel informatie tegelijkertijd verwerken en ook niet aan verschillende dingen tegelijkertijd aandacht besteden. Multitasken bestaat eigenlijk niet; het is heel snel van de ene naar de andere activiteit schakelen en dat gaat ten koste van de efficiëntie en kwaliteit van je werk.

Beroemd is het experiment waarin aan proefpersonen wordt gevraagd om basketballers te volgen en te tellen hoe vaak die elkaar de bal toespelen. Dit is een duidelijke taak waarbij je gefocust moet blijven. Dan blijkt dat de proefpersonen niet de gorilla zien die het veld oversteekt. Zie het filmpje van dit experiment.
Dat we niet kunnen multitasken lijkt een zwakte, maar het filmpje is tegelijkertijd ook bemoedigend. Het bewijst dat wanneer je daadwerkelijk gefocust bent op een bepaalde taak, je andere, niet relevante informatie, uit je systeem kunt houden. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het geklets van drukke kamergenoten.

---

Time management – Tip #2: Niet multitasken!

Je kunt niet multitasken én focus houden. Je kunt wel heel snel van de ene naar de andere taak overschakelen maar dat kost cognitieve energie. Er is zelfs ontdekt dat wanneer je leert terwijl je aan het multitasken bent, deze informatie naar het verkeerde deel van je hersenen geleid wordt. Daardoor onthoud je de informatie slechter.

Wanneer je tijdens je werk reageert op andere prikkels komt er dopamine (geluksstofje) vrij. Als je bijvoorbeeld de telefoon opneemt, je mail checkt, appt of sms-t dan veroorzaakt dit een prettig gevoel. Je kunt het vergelijken met snoep waarvan je wilt blijven eten. In plaats van de ‘gezonde vruchten’ te plukken door langere tijd aan een lastige taak werken, krijg je de snelle en verslavende suikers van veel kleine taakjes binnen.

Wanneer je langere tijd aan een moeilijke taak moet werken is het slim om voor al die andere kleine taakjes later tijd in te ruimen zodat ze je niet afleiden van de ‘grote taak’ waar je mee bezig bent.

---

Time management – Tip #1: Focus houden.